TEXTOS COMERCIALES: MEMORANDO, CIRCULAR, INFORME, CARTA, E-MAIL
un texto comercial al documento emitido en razón a la existencia de una relación de negocios como tales: Memorando, Circular, Informe, Cartas, E-mail, entre otros.
MEMORANDO
El memorando es un documento en el cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
existen dos clases de memorandos:
Memorando breve
Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico.
En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:
A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que perteneceDE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.FECHA: Puede usarse en forma abreviada.ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.
Memorando extenso
Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia.
Recomendaciones generales
Se debe evitar:
• Expresarse en primera persona del singular
• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
• Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación
• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas
• Usar y abusar de la construcción negativa
• Emplear rodeos y redundancias
• Acumular oraciones difusas
• Ser oscuro en las expresiones
• Herir sensibilidad del receptor
• Firmar antes de releer el escrito.
CIRCULAR
Cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.
Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos
• Cambio de dirección y teléfono• Cambios de personal• Apertura de nuevas sedes o programas• Ampliación de negocios o extensión de servicios• Anuncios de visitas.
Características
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita.
Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.
Recomendaciones
• Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.• Recuerde la fecha (mes y año)• Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.• Esfuércese por una presentación agradable.• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.
Diferencias entre circular y memorando
Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. (Ortografía y redacción. Documento en línea).
Modelo de Circular
Modelo de Circular
el informe
El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.
Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodología definida que sirva para todos ellos. El empleo de un método u otro a la hora de redactar un informe depende exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre será conveniente conocer la finalidad del informe con el fin de saber cuál es el estilo requerido.
Redacción de informes
No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.
Una vez seleccionados los datos e informaciones que se estimen convenientes, hay que presentarlos en forma adecuada. Es decir, clara y sin rodeos. Posteriormente se requiere un análisis de estas informaciones y esta parte corresponderá al cuerpo del informe. De todos modos no se debe ofrecer un informe sin resquicios, donde todo quede analizado, porque podría resultar contraproducente y poco claro.
clases de informe
- Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe comenzar resumiendo la situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a capar los pormenores ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés.
- Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.
- Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.
Partes internas de un informe
La estructura básica fija para un informe de investigación comprende lo siguiente: Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación), Descripción del problema, Manera de trabajo, Resultados y Conclusión. Con esto, se podrá observar que la presentación del informe es sencilla pero debe ser bien cuidada su parte externa
a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.b) Índice o contenido.c) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.d) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.e) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.f) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.g) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.
Modelo de Informe
ACTAS
Un acta está constituida por:
• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación• Lista de asistentes• Resumen ordenado de los debates realizados• Visto bueno y firma del presidente• Firma del secretario
Modelo de Acta
CARTAS
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).
Sus clases:
La carta personal
Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el epistolar se convierte en el más libre de los géneros y resulta extraordinariamente difícil señalar normas concretas de etilo. Sin embargo, si se pretende una comunicación eficaz es necesario redactar el texto de acuerdo con los factores que se han enunciado anteriormente.
La carta comercial
Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de posnegocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos.
Clases de cartas comerciales
Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos, entrevistas, cooperación, etc.
Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisión de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario sepa específicamente lo que ha de llegarle.
Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.
Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas, aunque traten de evitarse.
Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurar a los clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.
Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad.
E- MAIL
El e-mail es la aplicación más sencilla y más usada de Internet. Y la traducción de su nombre lo dice todo; es un servicio de correo electrónico en la red. Cualquier usuario podrá enviar y recibir mensajes a través de la red.
Las direcciones de correo electrónico son fáciles de identificar y están compuestas de tres partes: el nombre de la casillas, el identificador y el nombre del servidor; algo así: nombre@servidor.com
Así por ejemplo, el e-mail de extraInternet es: extrainternet@microsoft.com
SOPORTES Y COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibos de Caja
el recibo de caja es un soportes de contabilidad en el cual constan los ingreesos en efectivo recaudados por la empresa, el original se entrega el cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
el recibo credito se contabliza con un credito a la cuenta de cja y el credito de acuardo con su contenido o concepto del pago recibido.
2. Recibos de Consignación Bancaria
este es un documento que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. el original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la maquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que lo consigna.
3. Comprobantes de Deposito y retiro de cuentas de ahorro
las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: depósitos de efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de compraventa
la factura comercial es un soporte que contiene ademas de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Requisitos de la factura de venta
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Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. <Literal inexequible>
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
5. Comprobante de Venta con tarjeta de crédito
la tarjeta de crédito es un medio de pago, se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica.
6. Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)
cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
Comprobante de pago o de egreso
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
7. Letra de Cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
11. Recibo de Caja Menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
12. Reembolso de Caja Menor
Las empresas que han creado un fondo de caja menor una vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado.
13. Nota de Contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
14. Comprobante de Diario de Contabilidad
es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
